Hysbysiad Preifatrwydd Recriwtio'r DWP

1. Rheolwr Data

Yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) yw'r rheolydd ar gyfer unrhyw ddata personol sy'n cael ei brosesu gan Shared Services Connected Ltd (SSCL).

Enw: Yr Adran Gwaith a Phensiynau

Cyfeiriad: Caxton House | 6-12 Tothill Street | London | SW1H 9NA

Ebost: data.protection@dwp.gov.uk

1.b) Prosesydd Data

Enw: Shared Services Connected Ltd (SSCL)

Ebost: dataprotection@sscl.com

1.c) Is-brosesydd

Enw: Tazio

Ebost: privacy@tazio.co.uk

Oleeo – ar gyfer prosesu ceisiadau recriwtio.

Trust ID – ar gyfer Gwiriadau ID digidol a Gwiriadau Hawl i Weithio (lle mae gan yr ymgeisydd y dogfennau perthnasol ac maent yn gymwys i ddefnyddio'r gwasanaeth) os nad yw gwiriad wyneb yn wyneb yn cael ei gynnal.

Ucheck – ar gyfer gwiriadau DBS

NiCE – bot sgwrsio / sgwrs fyw ar gael i ymgeiswyr.

2. Swyddog Diogelu Data

Swyddog Diogelu Data y DWP yw Dominic Hartley. Gallwch gysylltu ag ef yn: Data.ProtectionOfficer@DWP.GOV.UK

Cyfeiriad:
Caxton House
6-12 Tothill Street,
Westminster
London
SW1H 9NA

Mae tîm Swyddog Diogelu Data y DWP yn rheoli'r cydymffurfiaeth â diogelu data a gellir cysylltu â nhw yn y cyfeiriad uchod.

3. Pam rydym yn defnyddio data personol?

Mae data yn cael ei gasglu er mwyn galluogi'r DWP i ddatblygu ceisiadau llwyddiannus am swyddi gwag ac mae'n hanfodol i sicrhau bod yr ymgeiswyr pwy maent yn dweud ydynt ac eu bod yn gallu gweithio yn y DU ac yng Ngwasanaeth Sifil y DU. Dim ond data gan ymgeiswyr fydd yn cael ei gasglu. Dim ond yn y cam gwiriad cyn cyflogaeth y bydd gwybodaeth ychwanegol am aelodau o'r teulu y sawl sy'n ymgeisio yn cael ei chasglu i gadarnhau dibynyddion ac yn benodol ar gyfer y gwiriad ariannol i gadarnhau os oes gan yr ymgeisydd blant.

Cesglir data i dynnu sylw at p'un a yw ein dull recriwtio yn cael neu wedi cael effaith andwyol ar ymgeiswyr o grwpiau gwarchodedig fel Anabl, Du, Asiaidd a Lleiafrifoedd Ethnig, oedran ac ati. Bydd y data hwn yn cael ei ddefnyddio yn gyffredinol i gefnogi gwelliannau mewn prosesau ar gyfer ymgyrchoedd yn y dyfodol, ni fydd unigolion yn cael eu nodi'n benodol fel rhan o'r dadansoddiad data hwn.

Bydd y DWP yn sicrhau ein bod yn cydymffurfio â chyfraith Diogelu Data gan sicrhau ein bod yn ei ddefnyddio yn gyfreithlon, yn deg ac mewn ffordd dryloyw. Rhaid i'r wybodaeth bersonol sydd gennym am ymgeiswyr fod:

Yn cael ei ddefnyddio'n gyfreithlon, yn deg ac mewn ffordd dryloyw.

• Wedi'i gasglu at ddibenion dilys rydym wedi'u hegluro'n glir i chi ac nad ydynt yn cael eu defnyddio mewn unrhyw ffordd sy'n anghydnaws â'r dibenion hynny.
• Yn berthnasol i'r dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt ac wedi'i gyfyngu i'r dibenion hynny yn unig.
• Yn gywir ac wedi'i gadw'n gyfredol.
• Yn cael ei gadw dim ond cyhyd ag sy'n angenrheidiol at y dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt.
• Wedi'i gadw a'i ddinistrio'n ddiogel.

4. Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch chi?

Ystyr data personol, neu wybodaeth bersonol, yw unrhyw wybodaeth am unigolyn y gellir adnabod y person hwnnw ohoni. Nid yw'n cynnwys data lle mae'r hunaniaeth wedi'i dileu (data dienw).

Mae'r DWP yn casglu data personol gan ystod o ffynonellau yn ystod y broses recriwtio.

• Gwybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd drwy ffurflen gais (pan gaiff ei chyflwyno) trwy Oleeo, neu drwy ffurflen bapur ar gyfer ymgeiswyr sydd angen addasiad rhesymol.
• Gwybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd drwy blatfform cynnal Tazio ar gyfer cyfweliadau fideo wedi'u recordio ymlaen llaw ac Asesiadau Addasrwydd Rôl a thrwy blatfform Oleeo ar gyfer rheoli swyddi gwag, cyflwyno ceisiadau a'r Prawf Barn Sefyllfaol a dilyniant ymgeiswyr trwy'r broses recriwtio.
• Ychwanegu gwybodaeth drwy e-ffurflen yn Oleeo.
• Gwiriadau cyn cyflogaeth (Trust ID ar gyfer Hunaniaeth ddigidol a'r hawl i weithio yn y DU a Gwasanaeth Sifil y DU – os na chynhelir gwiriad wyneb yn wyneb), cofnod troseddol, iechyd, hanes cyflogaeth) data a gasglwyd drwy Ucheck, DBS/Disclosure Scotland, Equifax, OH Assist, ACRO a CThEF i gefnogi dilysu gwiriadau Cyn cyflogaeth.
• O eirda a gafwyd gan bobl rydych yn eu rhestru fel canolwyr.
• O gwynion neu ymholiadau rydych yn eu gwneud am y broses recriwtio.

Mae data pori cyffredinol ar ddefnydd y wefan hefyd yn cael ei gasglu drwy Google Analytics – ffynhonnell mynediad i'r wefan, cyfnod o amser ar y safle, nifer y tudalennau a edrychwyd arnynt, defnyddiwr newydd neu ddefnyddiwr sy'n dychwelyd.

Weithiau efallai y byddwn yn cysylltu â chi i gymryd rhan mewn arolygon ar-lein a gynhelir ar blatfform ein partner ymchwil trydydd parti. Bydd hyn yn ein caniatáu i gasglu adborth ar eich profiad. Yn yr amgylchiadau hyn, dim ond gyda chaniatâd penodol yr ymatebwyr y cesglir gwybodaeth bersonol a dim ond os oes angen y caiff ei chadw. Nid yw hyn yn cael ei ddefnyddio fel rhan o'r broses benderfynu mewn perthynas â'ch proses ymgeisio.

Bydd y data personol a gasglwn ac yn ei ddefnyddio yn cynnwys data personol a data personol categori arbennig.

Gall y mathau o ddata personol rydym yn eu prosesu gynnwys gwybodaeth fel.

• manylion personol fel enw
• gwybodaeth gyswllt gan gynnwys cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn.
• dyddiad geni
• cynnwys fideo a sain, fel rhan o'r cyfweliad fideo wedi'i recordio ymlaen llaw
• ymatebion i gwestiynau
• manylion cyflogaeth
• gwybodaeth sy'n ymwneud ag addysg, profiad gwaith, dewisiadau a diddordebau.

Gall data personol categori arbennig gynnwys:

• tarddiad hiliol neu ethnig
• barn wleidyddol
• credoau crefyddol, neu rai o natur debyg
• aelodaeth o undeb lafur
• data genetig
• data sy'n ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person.
• data biometrig at ddibenion adnabod person mewn ffordd unigryw.
• data sy'n ymwneud ag iechyd.

Y sail gyfreithlon dros gasglu'r data personol hwn yw, yn dibynnu ar y prosesu a wneir, 'Dasg Gyhoeddus' o dan Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU, oherwydd ei bod yn angenrheidiol ymrwymo i gontract o dan Erthygl (6)(1)(b) GDPR y DU neu oherwydd eich bod wedi cydsynio i roi eich gwybodaeth o dan Erthygl (6)(1)(a) GDPR y DU.

Wrth wneud eu cais, gall ymgeiswyr ddewis p'un ai i rannu unrhyw ddata, neu ddewis peidio â dweud. Mae Erthygl 9 (2) a a b yn darparu rhagor o wybodaeth.

Fodd bynnag, mae manylion am iechyd hefyd yn cael eu casglu fel rhan o'r gwiriadau cyn cyflogaeth a rhaid i ymgeiswyr ddarparu gwybodaeth i alluogi eu gwiriadau i gael eu dilysu a'u pasio/gwrthod.

Mae'r holl ddata iechyd yn cael ei gadw fel data cyfyngedig a dim ond defnyddwyr penodol sy'n gallu gweld manylion i gefnogi gwneud penderfyniadau ynghylch gwiriadau.

Bydd y DWP yn defnyddio'r isafswm o wybodaeth bersonol sy'n angenrheidiol i gynnal gweithgaredd penodol yn unig.

5. Data personol pwy ydym yn ei drin?

Mae data personol yn cael ei brosesu gan y DWP, SSCL a Tazio ac mae'n gysylltiedig ag ymgeiswyr sy'n gwneud cais am swyddi gwag a hysbysebir ar Swyddi'r Gwasanaeth Sifil a'r Microwefan. Rydym yn prosesu gwybodaeth sy'n ymwneud ag ymgeiswyr ar gyfer y swyddi gwag hyn.

6. Y Dibenion rydym yn casglu data personol ar eu cyfer

Mae casglu gwybodaeth bersonol yn hanfodol i'r ymgyrch gan fod yn rhaid i'r DWP allu cadarnhau hunaniaeth ymgeiswyr llwyddiannus a'u hawl i weithio yn y DU ac yng Ngwasanaeth Sifil y DU. Mae mynediad at ddata personol ymgeiswyr yn cefnogi atal ceisiadau twyllodrus neu ddyblyg ac yn sicrhau bod ymgyrchoedd recriwtio'r Adran yn unol ag Egwyddorion Recriwtio'r Gwasanaeth Sifil

• i alluogi'r DWP fel y Rheolwr Data i recriwtio i'r swyddi gwag perthnasol a mesur effeithiolrwydd y broses recriwtio.
• er mwyn galluogi'r DWP a SSCL i ddatblygu ymgyrchoedd a phrosesau recriwtio yn y dyfodol. Gofynnwn am eich caniatâd i gasglu a phrosesu'r data hwn.
• ar gyfer rheoli swyddi gwag, cyflwyno ceisiadau a dilyniant ceisiadau drwy'r broses ddethol
• gofyn am eirdaon ar gyfer ymgeiswyr llwyddiannus a'u rheoli.
• i alluogi cynefino ymgeiswyr llwyddiannus, gan gynnwys creu eu cofnodion adnoddau dynol a chyflogres ar systemau'r DWP
• darparu a chytuno ar gontract cyflogaeth gydag ymgeiswyr llwyddiannus.
• adrodd ar wahanol agweddau ar yr ymgyrch recriwtio fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith e.e., cyfle cyfartal i bobl o grwpiau gwarchodedig fel ymgeiswyr Du a Lleiafrifoedd Ethnig neu Anabl.
• i ddilyn Egwyddorion Recriwtio'r Gwasanaeth Sifil
• er mwyn gwneud addasiadau rhesymol priodol o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 ar gyfer ymgeiswyr ag anabledd, er enghraifft, efallai y bydd angen i ni wybod am gyflyrau iechyd i wneud hyn.
• i fodloni gofynion penodol y broses cynefino ar gyfer y Gwasanaeth Sifil (Safon Diogelwch Personél Sylfaenol) ac mae mynediad at ddata personol fel cofnodion troseddol yn angenrheidiol o dan yr amod Cyflogaeth, nawdd cymdeithasol, a diogelwch cymdeithasol. Trwy gwblhau'r gwiriadau gofynnol yn y cam recriwtio, mae'r DWP yn sicrhau y bydd recriwtiaid newydd a fydd â mynediad at wybodaeth ac asedau swyddogol yn bodloni'r safonau priodoldeb gofynnol.

7. Gofyn am eich caniatâd i brosesu data personol

Efallai y bydd y DWP a SSCL yn gofyn am eich caniatâd penodol i gasglu data personol i wella ymgyrchoedd a phrosesau recriwtio yn y dyfodol. Trwy dderbyn cwcis, mae ymgeiswyr yn rhoi caniatâd i'r DWP, fel y Rheolwr Data, i ddefnyddio eu data fel y nodir yn yr hysbysiad preifatrwydd a'r datganiad cwcis.

8. Gwybodaeth am euogfarnau troseddol

Byddwn ond yn casglu gwybodaeth am euogfarnau troseddol neu honiadau o ymddygiad troseddol lle mae'n briodol gan ystyried natur y rôl a lle rydym yn gallu gwneud hynny'n gyfreithlon. Lle bo hynny'n briodol, byddwn yn casglu gwybodaeth am euogfarnau/honiadau troseddol fel rhan o'r broses recriwtio neu os cawn ein hysbysu am wybodaeth o'r fath yn uniongyrchol gennych yn ystod eich cyfnod yn gweithio i ni.

9. Am faint o amser rydym yn cadw data personol?

Ar hyn o bryd mae'n rhaid i'r DWP gasglu a chadw cofnodion am hyd at 3 blynedd waeth a yw ymgeiswyr yn llwyddiannus neu'n aflwyddiannus yn yr ymgyrch yn unol ag Egwyddorion Recriwtio'r Gwasanaeth Sifil.

Ceisiadau i arfer yr hawl i ddileu.

1) Pan fydd ymgeisydd yn gofyn i'w data gael ei ddileu o dan GDPR. Mewn senarios o'r fath, cyfeirir achosion drwy dîm Diogelu Data SSCL at y DWP fel Rheolwr Data ac ystyrir a allwn ddileu unrhyw wybodaeth bersonol. Dylech fod yn ymwybodol nad yw'r hawl hon yn absoliwt.

Yn unol â chadw data safonol

2) Mae gan SSCL system ar waith i adolygu setiau data yn rheolaidd a glanhau cofnodion digidol fel y bo'n briodol, bydd camau yn cael eu cymryd ar ddiwedd y prosiect i gytuno ar amserlen briodol ar gyfer adolygu a dileu cofnodion digidol gyda'r DWP. Mae'r prosiect wedi'i gofnodi gyda thîm Diogelu a Sicrwydd Data SSCL, wedi'i gadw ar gofrestrau data a nodiadau atgoffa ychwanegol sydd wedi'u dyddio yn y dyfodol wedi'u gosod i'w hadolygu.

10. Gyda phwy fyddwn ni'n rhannu data?

DWP yw'r Rheolwr Data ar gyfer yr ymgyrch recriwtio a SSCL yw'r proseswyr data.

Mae SSCL wedi'u contractio i gyflawni'r broses recriwtio ar ran y DWP a nhw yw'r "proseswyr data" ar gyfer y prosiect hwn. Bydd y DWP yn rhannu data personol a gasglwyd o'r broses recriwtio gyda SSCL i'w galluogi i gyflawni gofynion dan gontract.

Mae SSCL yn darparu gwasanaeth canolfan gyswllt a gall ymgeiswyr naill ai ffonio neu e-bostio eu hymholiad ar gyfer ei weithredu. Mewn rhai achosion, gellir rhannu gwybodaeth bersonol drwy'r llwybr hwn.

Mae SSCL wedi'i gontractio i ddarparu'r broses recriwtio ar gyfer y DWP. Y brif system a ddefnyddir yw Oleeo sy'n galluogi ymgeiswyr i gyflwyno cais a symud ymlaen trwy gamau'r broses i gynefino fel y bo'n briodol. Mae cyfathrebu am ganlyniad pob cam hefyd yn cael eu rheoli trwy'r system.

Mae Tazio yn cysylltu'n uniongyrchol â'r system Oleeo ac yn darparu Asesiadau Addasrwydd Rôl ymgeiswyr a chyfweliadau fideo wedi'u recordio ar gyfer eu hasesu.

• Anfonir dolen i ymgeiswyr i'r elfennau asesu addasrwydd rôl i gael mynediad at asesiadau o fewn system Tazio a'u cwblhau.
• Mae cwestiynau cyfweliad yn cael eu cofnodi ac anfonir dolen i ymgeiswyr sy'n cyrraedd y cam hwn o'r broses recriwtio i gael mynediad i'r cwestiynau a chofnodi eu hymatebion ar system Tazio.

Mae data a gasglwyd yn ystod y broses recriwtio e.e. sgoriau asesiad a recordiadau cyfweliadau yn hanfodol i'r ymgyrch recriwtio oherwydd heb y data hwn, ni all y DWP asesu addasrwydd yn erbyn safonau y cytunwyd arnynt a llenwi'r rolau gwag.

Bydd data'n cael ei ddefnyddio i ddilysu hunaniaeth ymgeiswyr llwyddiannus a'r Hawl i Weithio yn y DU ac yng Ngwasanaeth Sifil y DU yn ogystal â chadarnhau bod gwiriadau cyn cyflogaeth wedi'u pasio.

Mae trefniadau cytundebol gyda SSCL yn cadarnhau mai dim ond ar gyfer yr ymgyrch hon y gellir defnyddio'r data a bod yr holl ddata personol yn cael ei gadw'n ddiogel ym mhorth Oleeo. Mae gan ddefnyddwyr Oleeo broffiliau mynediad, ac mae'r rhain yn cael eu rheoli'n llym i sicrhau bod gan ddefnyddwyr fynediad at broffiliau sydd eu hangen i ymgymryd â'u rôl yn unig. Mae defnyddwyr yn cyrchu'r system gyda dull adnabod defnyddiwr a chyfrinair.

Mae mynediad y DWP i'r wybodaeth Oleeo hon yn cael ei reoli'n dynn ac mae defnyddwyr y DWP yn cyrchu'r data drwy broffiliau defnyddwyr, IDs defnyddwyr a chyfrineiriau. Mae Prosiect Recriwtio'r DWP yn gyfrifol am gymeradwyo mynediad i gydweithwyr eraill y DWP sydd angen y wybodaeth fel rhan o'u rôl h.y. Tîm Amrywiaeth a Chynhwysiant y DWP. Mae pob adroddiad wedi'i warchod gan gyfrinair os oes angen gwneud lawrllwythiadau. Dim ond gwybodaeth gyffredinol fydd yn cael ei rhannu, ac ni fydd ymgeiswyr unigol yn cael eu hadnabod yn y data.

Os yw'r ymgeisydd yn aelod mewnol o staff y DWP sy'n cael ei amau o gyflawni llên-ladrad, yn unol â safonau ymddygiad a hysbysiad preifatrwydd gweithiwr y DWP, bydd y recordiad o'r cyfweliad yn cael ei rannu gyda'u rheolwr. Bydd y rheolwr yn adolygu'r cyfweliad ynghyd â'r dystiolaeth ategol o lên-ladrad. Bydd penderfynwr annibynnol yn asesu lefel y camymddwyn ac yn penderfynu cosb ddisgyblaeth.

11. Sut rydym yn cadw eich data yn ddiogel?

SSCL yn cadw at amserlen gadw'r DWP ar gyfer cofnodion recriwtio.

Mae data personol (contract cyflogaeth, cais gan gynnwys data Amrywiaeth, gwybodaeth anfon, cyfweliadau a sgorio panel) yn cael ei gadw a'i storio ar weinyddion diogel, y mwyafrif o fewn Porth Oleeo sydd wedi'i leoli yn y DU. Mae mynediad at ddata sydd wedi'i gadw yn cael ei reoli yn ôl rôl a dim ond gyda dull adnabod defnyddiwr a chyfrinair y gellir ei gyrchu.

Os yw'ch cais yn cyrraedd y cam cynefino, mae rhywfaint o ddata yn cael ei gadw ar weinyddion diogel 3ydd parti fel a ganlyn: -

BPSS – Ucheck, UKBA ac ACRO (ar gyfer gwiriad twyll)

Gwiriad ariannol – Equifax

Cofnod Troseddol – Ucheck a DBS

Gwiriad Iechyd – OH Assist

Geirda Gweithwyr a llofnodwr – CThEF

Mae gan bob darparwr 3ydd parti ddiogelwch TG priodol a 'Cyber Essentials' ar waith.

Bydd yr holl ddata arall a gesglir fel rhan o'r broses recriwtio yn cael ei gadw'n ddigidol o fewn Oleeo a'i symud i gyfleusterau cadw ar-lein neu bapur diogel os oes angen cadw y tu hwnt i ddiwedd yr ymgyrch recriwtio.

Mae Tazio, wedi ymrwymo i sicrhau bod eich gwybodaeth yn ddiogel. Er mwyn atal mynediad neu ddatgeliad anawdurdodedig, maent wedi rhoi gweithdrefnau ffisegol, electronig a rheolaethol addas ar waith i ddiogelu'r wybodaeth a gasglwn ar-lein.

Ni fydd ein proseswyr yn rhannu gwybodaeth bersonol y tu allan i'r Deyrnas Unedig (DU), nid oes unrhyw gadw dramor gan ddarparwyr gwasanaeth gan fod pob gweinydd wedi'i leoli yn y DU.

12. A yw fy nata yn destun gwneud penderfyniadau awtomataidd neu broffilio?

Nid yw'r broses recriwtio yn dibynnu ar benderfyniadau awtomataidd yn unig, mae'r cam sifftio a chyfweld yn cael ei asesu gan ymyrraeth ddynol.

Mae'r Prawf Asesu Addasrwydd Rôl a Barn Sefyllfaol (os defnyddir) yn broses benderfynu awtomataidd er bod cyfranogiad dynol i gadarnhau'r marc pasio ar gyfer pob swydd wag.

Mae'r broses o wneud penderfyniadau fel a ganlyn:

Er bod y sgôr ar gyfer y Prawf Asesu Addasrwydd Rôl a Barn Sefyllfaol (os defnyddir) yn benderfyniad awtomataidd, oherwydd bod y sgôr yn awtomataidd, mae ymyrraeth ddynol i osod y marc pasio i sicrhau bod effaith andwyol lleiaf ar ymgeiswyr o grwpiau gwarchodedig a bod digon o ymgeiswyr yn symud ymlaen i'r camau nesaf.

Mae recriwtwyr SSCL a'r DWP yn cadarnhau'r marc pasio penodol ar gyfer pob swydd wag, gan ostwng hyn lle bo angen i sicrhau bod llif yr ymgeiswyr yn cael ei gynnal ac i leihau'r effaith ar grwpiau gwarchodedig, gan ystyried y Cynllun Hyderus o Ran Anabledd. Mae pob ymgeisydd sy'n bodloni marc pasio isaf yn symud ymlaen i'r cam sifftio, nid dim ond ymgeiswyr o grŵp gwarchodedig.

Mae recriwtwyr SSCL yn cadarnhau'r marc pasio â llaw ar gyfer pob swydd wag yn y system Oleeo, ac mae'r system yn anfon cyfathrebiadau awtomatig at yr holl ymgeiswyr sy'n gysylltiedig â'u canlyniad.

Byddai unrhyw geisiadau gan unigolion i gael penderfyniadau a wnaed drwy ddulliau awtomataidd yn cael eu hadolygu gan berson yn cael eu hystyried drwy Ganolfan Gyswllt SSCL.

13. Eich hawliau fel gwrthrych data

Yr Hawl i Fynediad

Mae hyn yn eich galluogi i dderbyn copi o'r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi a gwirio ein bod yn ei phrosesu'n gyfreithlon a'i bod yn gywir (a elwir yn gyffredin fel Cais am Hawl Mynediad). Gall ymgeiswyr ofyn am weld yr holl ddata sydd gan y DWP a phartneriaid gwasanaeth amdanynt trwy Gais am Hawl Mynediad. Mae gan yr ymgyrch Recriwtio broses ar waith i sicrhau bod data recriwtio yn cael ei ddarparu i fodloni'r ceisiadau hyn.

Bydd unrhyw geisiadau am Hawl Mynediad a dderbynnir yn cael eu hanfon ymlaen at un pwynt cyswllt yn y DWP. Bydd Ceisiadau am Hawl Mynediad a dderbynnir yn uniongyrchol gan Reolwr Data y DWP hefyd yn cael eu hanfon ymlaen yn uniongyrchol at y tîm Recriwtio i weithredu.

I ofyn am Hawl Mynediad, bydd yn ofynnol i ymgeiswyr gysylltu â'r hyb cwsmeriaid yn y lle cyntaf ar y manylion isod. Bydd yr hyb cwsmeriaid yn cysylltu â'r tîm perthnasol ac yna byddant yn cysylltu â'r ymgeisydd yn uniongyrchol.

0345 241 5365 dwp-customer_hub@resourcing.soprasteria.co.uk

Yr Hawl i Gywiro

Mae hyn yn eich galluogi i gywiro unrhyw wybodaeth anghyflawn neu anghywir sydd gennym amdanoch chi. Mae'n ofynnol i ymgeiswyr gynnwys manylion personol fel enw, cyfeiriad ac ati ar eu ffurflen gais ac mae mwy o fanylion yn cael ei gasglu yng ngham cynefino'r broses.

Os yw manylion personol ymgeisydd wedi'u cofnodi'n anghywir ar Oleeo, dylent gysylltu â SSCL ar 0345 241 5365

dwp-customer_hub@resourcing.soprasteria.co.uk

https://www.nice.com/

Os oes angen newid i wybodaeth bersonol cyn i ymgeisydd ddechrau yn y sefydliad, dylai'r ymgeisydd gysylltu â SSCL, fel y sefydliad prosesu drwy eu Canolfan Gyswllt i'w rhybuddio am y newid gofynnol neu siarad â'r swyddfa leol y maent wedi bod yn delio â hi i gytuno ar eu dyddiad cychwyn. Bydd SSCL yn diwygio gwybodaeth ar ôl cadarnhad ysgrifenedig am y newid.

Ar ôl dechrau gyda'r DWP, gall yr aelod newydd ofyn am newidiadau i'w manylion personol drwy gais am wasanaeth neu yn uniongyrchol drwy'r 'Single Operating Platform' (SOP).

Yr Hawl i Ddileu

Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ddileu neu dynnu gwybodaeth bersonol lle nad oes rheswm cyfreithlon i ni barhau i'w phrosesu. O fewn y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR y DU) cyfredol, dim ond os nad yw data personol bellach yn angenrheidiol mewn perthynas â'r dibenion y cafodd ei gasglu neu ei brosesu ar ei gyfer y gellir cynnal ceisiadau am hawl i ddileu. Nid yw data sy'n cael ei brosesu o dan sail gyfreithlon tasg gyhoeddus, yn destun i'r hawl i ddileu.

Gall ymgeiswyr ofyn am Hawl i Ddileu ar gyfer unrhyw fanylion a gedwir, fodd bynnag rhaid i'r DWP gadw data ar gyfer ymgeiswyr yn unol ag amserlen Cadw'r DWP ac i gydymffurfio ag egwyddorion Recriwtio'r Gwasanaeth Sifil. Mae'r egwyddorion hyn ar waith i sicrhau bod recriwtio yn agored, yn deg ac yn ddi-ragfarn ac ar hyn o bryd mae'n rhaid i'r DWP gadw cofnodion am hyd at 3 blynedd waeth a yw ymgeiswyr yn llwyddiannus neu'n aflwyddiannus yn yr ymgyrch felly nid yw Hawl i Ddileu yn bosibl ym mhob achos.

Mae ymgeiswyr sydd wedi cofrestru ar yr hyb ymgeiswyr ond nad ydynt wedi cyflwyno cais yn gallu dileu eu data drwy gysylltu â SSCL.

Ar ôl dim mwy na chyfnod o 3 blynedd, bydd eich data personol yn cael ei ddileu.

Yr Hawl i Gyfyngu

Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni atal prosesu gwybodaeth bersonol amdanoch chi, er enghraifft os ydych am i ni gadarnhau ei chywirdeb neu'r rheswm dros ei phrosesu.

14. Cwcis

Mae cwci yn ffeil fach sy'n gofyn am ganiatâd i gael ei rhoi ar eich cyfrifiadur. Mae'r wefan hon ond yn defnyddio cwcis sy'n hollol angenrheidiol i ddarparu'r gwasanaeth.

Defnyddir cwcis ar y wefan hon i wella profiad y defnyddiwr ac ar gyfer ymarferoldeb hanfodol; nid ydynt yn cael eu defnyddio at ddibenion adnabod.

Mae pob rôl yn y Gwasanaeth Sifil yn cael ei hysbysebu drwy Swyddi'r Gwasanaeth Sifil.

Mae cwcis ar waith ar wefan Swyddi'r Gwasanaeth Sifil ac yn ymddangos i'w cymeradwyo/gwrthod ar gyswllt cyntaf yr ymgeisydd. Defnyddir cwcis i fesur defnydd y wefan a sut y gellir ei ddiweddaru a'i wella, cofio'r hysbysiadau a ddangosir i ymgeiswyr a chofio ymgeiswyr pan fyddant wedi mewngofnodi i alluogi'r system i ddangos eu cyfrif a'u gwybodaeth sy'n berthnasol iddynt. Nid yw cwcis Swyddi'r Gwasanaeth Sifil yn cynnwys gwybodaeth bersonol adnabyddadwy.

Mae gwefannau Swyddi'r Gwasanaeth Sifil a Help Swyddi yn cyfeirio ymgeiswyr i ficrowefan y DWP i gael rhagor o wybodaeth ac i wneud cais.

Mae cwcis ar waith ar y microwefan ar y cyswllt cyntaf i'w cymeradwyo neu eu gwrthod i alluogi dadansoddiad o'r defnydd a chefnogi strategaeth farchnata yn y dyfodol. Mae'r wybodaeth a gesglir yn cynnwys ffynhonnell mynediad i'r wefan, hyd yr amser ar y safle, nifer y tudalennau a edrychwyd arnynt, defnyddiwr newydd neu ddefnyddiwr sy'n dychwelyd.

Mae gan ymgeiswyr yr opsiwn i dderbyn, gwrthod a diweddaru cwcis ar unrhyw adeg. Os gwrthodwyd, ni fydd unrhyw ddata yn cael ei gasglu gan yr ymgeisydd hwnnw.

Mae cwcis ar waith ar Tazio ar y rhyngweithio cyntaf. Defnyddir cwcis i fonitro'r defnydd a galluogi ymgeiswyr i ymgymryd â'r Prawf Barn Sefyllfaol a'r Cyfweliad wedi'i Recordio ymlaen llaw. Cynhelir sgoriau asesiad sy'n gysylltiedig â'r prawf ymgeisydd a'r cyfweliad hefyd.

Mae Oleeo ar gael i bob ymgeisydd sy'n gwneud cais am yr ymgyrch ac mae cwcis yn ymddangos ar y cyswllt cyntaf. Mae'r system hon yn cadw gwybodaeth ymgeisydd, hysbysiadau, cynnydd a chanlyniadau drwy'r broses recriwtio a thrwy ddefnyddio cwcis, yn galluogi manylion yr ymgeisydd i gael eu cysylltu â'u gwybodaeth fewngofnodi.

Polisi cwcis:

Microwefan - Datganiad Cwcis Recriwtio Swyddog Gweithredol y DWP

Oleeo - Polisi cwcis ymgeisydd Oleeo

Tazio - Mae Tazio ar hyn o bryd ond yn defnyddio cwcis swyddogaethol, o dan sail gyfreithlon ei fuddiannau dilys.

Mae'r wefan hon yn defnyddio storfa sesiwn porwr i storio data swyddi gwag dros dro ar eich dyfais. Mae hyn yn gwella perfformiad llwytho tudalennau trwy leihau nifer y ceisiadau a wneir i'n gwasanaeth data swyddi gwag.

Mae storfa sesiwn yn wahanol i gwcis gan fod:

• Dim ond gwybodaeth swyddi gwag sydd ar gael yn gyhoeddus y mae'n ei storio — ni chedwir unrhyw ddata personol ynddo
• Ni chaiff ei drosglwyddo byth i unrhyw weinydd
• Caiff ei ddileu'n awtomatig ac yn barhaol pan fyddwch chi'n cau tab neu ffenestr eich porwr

Nid oes angen caniatâd ar gyfer y defnydd hwn o storfa sesiwn gan nad yw'n cynnwys unrhyw ddata personol ac mae'n gwbl angenrheidiol ar gyfer gweithrediad y nodwedd rhestrau swyddi gwag.

15. Gwybodaeth Gyswllt

Mae'r DWP yn ceisio bodloni'r safonau uchaf wrth brosesu data personol. Rydym yn ystyried ymholiadau a chwynion o ddifrif. Os oes gennych unrhyw bryderon am y ffordd rydym wedi trin eich data personol, rhowch wybod i ni drwy un o'r dulliau canlynol:

Dominic Hartley
Caxton House
6-12 Tothill Street,
Westminster
London
SW1H 9NA

Neu e-bostiwch data.protection@dwp.gov.uk

Gallwch hefyd gyflwyno cwynion i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ac mae cyngor ar sut i gysylltu â nhw yn seiliedig ar natur eich pryder ar gael yn Cysylltu â ni | ICO